de kerkrentmeester als werkgever van betaalde en onbetaalde medewerkers

Van de kerkelijke gemeente die personeel (koster, beheerder, administratief medewerker, organist, enzovoort) in dienst heeft, wordt verwacht dat zij zich als een goed werkgever gedraagt. In dit hoofdstuk wordt op een aantal zaken betreffende de rechtspositieregeling en te treffen veiligheidsvoorzieningen nader ingegaan. Maar ook voor vrijwilligers is het college van kerkrentmeesters als werkgever verantwoordelijk. Niet in de laatste plaats is een veilige werkomgeving een belangrijke vereiste. De wetgever vindt een veilige werkomgeving dermate belangrijk, dat de regels voor een veilige werkomgeving ook gelden voor vrijwilligers.

De kerkelijke gemeente: tussen organisatie en gemeenschap der heiligen Het werken in de plaatselijke gemeente vraagt om organisatorisch vermogen. Praktisch kan het aantrekkelijk zijn om een zakelijk jargon te hanteren bij het besturen van de kerkelijke gemeente als organisatie. Daarnaast echter, is de plaatselijke gemeente een gemeenschap der heiligen en wordt er in gelovig jargon met elkaar gesproken. Soms schuren de organisatietaal en de geloofstaal met elkaar. Bij werkgeverschap door het college van kerkrentmeesters komt dat tot uitdrukking in het vervullen van de werkgeversrol, waarin de kerkrentmeesters tevens deel uitmaken van een en dezelfde gemeente, de gemeenschap der heiligen. Het is daarom van belang om tenminste de formele vereisten van werkgeverschap zorgvuldig op te volgen.

drie soorten werkgeverschap

Voor zover betaalde en onbetaalde medewerkers niet werkzaam zijn voor de diaconie, fungeert het college van kerkrentmeesters als hun werkgever. Daarin worden onderscheiden:

• Er zijn medewerkers (en vrijwilligers) op het terrein van het kerkbeheer (bijvoorbeeld koster-beheerders, administratief personeel) bij wie de kerkrentmeesters zowel inhoudelijk als rechtspositioneel betrokken zijn als werkgever.
• Er zijn medewerkers (en vrijwilligers) niet op het terrein van kerkbeheer (bijvoorbeeld kerkelijk werkers en kerkmusici) bij wie de kerkrentmeesters alleen rechtspositioneel betrokken zijn als werkgever.
• Er zijn de predikanten die geen werknemer zijn in de zin van het arbeidsrecht. Zij kennen een aparte rechtspositie. Kerkenraad noch college van kerkrentmeesters zijn dan ook werkgever in de zin van het arbeidsrecht. De kerkrentmeesters zijn echter wel verantwoordelijk voor de materiële voorzieningen ten behoeve van de rechtspositie van de predikanten.

arbeidsovereenkomst

Kerkrentmeesters verzorgen bij de aanstelling van een nieuwe medewerker een arbeidsovereenkomst. Deze dient overeen te komen met de Arbeidsvoorwaardenregeling Kerkelijke Medewerkers zoals die geldt binnen de Protestantse Kerk. De overeenkomst dient ondertekend te worden door voorzitter en secretaris van het college van kerkrentmeesters.

pensioenregeling

Alle betaalde medewerkers (ongeacht de omvang van hun aanstelling) dienen conform de Arbeidsvoorwaardenregeling Kerkelijke Medewerkers aangemeld te worden bij het Pensioenfonds Zorg en Welzijn (PFZW). Vooral door uitspraken van het Europese Hof is er op het terrein van pensioenregelgeving het nodige gewijzigd. Was het in het verleden zo dat betrekkingen met een beperkt aantal werkuren buiten de pensioensfeer bleven, nu geldt in feite voor iedere (parttime) functie in loondienst de verplichting om, wanneer dit in een cao of arbeidsvoorwaardenregeling is vastgelegd, een medewerker aan te melden bij een pensioenfonds. Voor de kerkelijke medewerkers op landelijk, provinciaal en plaatselijk niveau, zijn hiervoor afspraken gemaakt met het Pensioenfonds Zorg en Welzijn.

belastingdienst

Wanneer een gemeente of kerkplek al eerder personeel in loondienst heeft genomen, is zij als werkgever bekend bij de Belastingdienst. Er wordt al maandelijks loonaangifte gedaan en er worden premies afgedragen. Bij een nieuwe medewerker dienen alleen de relevante gegevens te worden doorgegeven. Een gemeente of kerkplek die voor het eerst iemand in dienst neemt, zal zich bij de Belastingdienst als werkgever moeten laten registreren. De gemeente ontvangt dan een fiscaal nummer en is vanaf dat moment verplicht om elektronisch aangifte te doen, hetzij via het beveiligde gedeelte van de website van de Belastingdienst, via salarissoftware of via een administratiekantoor. De werkgever is verplicht om de financiële en loonadministratie minimaal zeven jaar te bewaren.

bedrijfshulpverlening

Bedrijfshulpverlening (bhv) is een onderwerp dat onderdeel uit maakt van de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet). De benaming bhv zou doen vermoeden dat dit een onderwerp voor uitsluitend bedrijven is en dus niet geldt voor een kerkelijke organisatie. Dit is echter wel het geval. Het gaat in dit onderdeel van de Arbowet om de veiligheid voor gebruikers, medewerkers en bezoekers van een (kerk)gebouw. De eigenaar van het gebouw is verantwoordelijk, ook wanneer het gebouw wordt verhuurd. De eigenaar is er ook verantwoordelijk voor, dat huurders zich aan de regels houden. Wettelijk is het verplicht om jaarlijks een ontruimingsoefening te houden. Verder is de kerkelijke gemeente verantwoordelijk voor de periodieke controle van de blusmiddelen, brandmelders, verbandmiddelen en (indien aanwezig) de AED.

Wanneer er mensen in het kerkgebouw aanwezig zijn, moeten er ook mensen zijn die, in geval van een calamiteit, handelend kunnen optreden. Hierbij moet worden gedacht aan het verlenen van eerste hulp, het voorkomen en bestrijden van een begin van brand, het waarschuwen van hulpdiensten en mensen in geval van een ontruiming, het meewerken aan het op zoveel mogelijk ordelijke wijze ontruimen van het gebouw. Over hoe te handelen bij calamiteiten en met name ontruiming, dient een ontruimingsplan op papier te worden gezet en dit zal bij de betreffende medewerkers bekend moeten zijn. Noodzakelijk is dat er adequate maatregelen worden getroffen. Een kerkelijke gemeente moet haar risico’s in kaart brengen en op grond daarvan maatregelen nemen. In het ontruimingsplan moet worden omschreven welke maatregelen er moeten worden genomen wanneer een calamiteit zich voordoet. Belangrijk is dat er enkele medewerkers, zoals de koster en diens vervangers, zijn opgeleid voor deze taken. Daarom moeten beheerders van kerkelijke gebouwen aandacht besteden aan de opleiding voor bedrijfshulpverlening.

Om de kosten die aan dergelijke opleidingen zijn verbonden te drukken, verdient het aanbeveling om ook enkele gemeenteleden, die via hun dagelijkse werkzaamheden al over dergelijke opleidingen beschikken, hierbij in te schakelen.

risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E)

Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) is een taak die voortvloeit uit de Arbowet. De werkgever, in samenspraak met de werknemer(s), heeft als taak om de werkplek(ken) aan de hand van een inventarisatie te bekijken op de aanwezigheid van gevaarlijke en/of ongezonde werksituaties. Er is een model ontwikkeld dat is getoetst door een arbodienst en dat voldoet aan de wettelijke verplichtingen. Dit instrument is erkend voor de toetsingsvrijstelling. Als de werkgever minder dan 25 medewerkers in dienst heeft, dan behoeft de RI&E niet door een arbodeskundige te worden getoetst wanneer gebruikgemaakt wordt van dit instrument. Ten aanzien van de evaluatie wordt opgemerkt dat het plan van aanpak jaarlijks geactualiseerd moet worden. Bovendien moet worden nagegaan of de geconstateerde gevaarlijke en/of ongezonde situaties binnen de gestelde termijnen zijn verholpen en of er nieuwe situaties zijn geconstateerd. Het is wettelijk vastgelegd dat een risico-inventarisatie, wanneer er geen grote wijzigingen optreden in de werkorganisatie, na ongeveer vier jaar moet worden herhaald.

keuringen

Het aanwezige elektrische handgereedschap en klimmateriaal dat medewerker of vrijwilliger gebruikt voor werkzaamheden in de kerk, dient jaarlijks gekeurd te worden door een deskundige.

werkzaamheden boven de 250 centimeter

Alle werkzaamheden boven de 250 centimeter vallen onder de noemer ‘werken op hoogte’. Deze werkzaamheden en de risico’s moeten in kaart gebracht zijn, net als de maatregelen die genomen zijn om risico of letsel te voorkomen.

vrijwilligersbeleid

Het gaat bij vrijwilligerswerk om grotere en kleinere taken waarvan een bevoegd college heeft bepaald dat die uitgevoerd dienen te worden en die vervolgens gedaan worden door mensen zonder geldelijke beloning. Het gaat dus niet om allerlei spontane acties van gemeenteleden, maar om werkzaamheden waarvan een kerkenraad, een college van kerkrentmeesters of een college van diakenen heeft bedacht (of heeft goedgevonden), dat die onder zijn verantwoordelijkheid zullen plaatsvinden. Vrijwilligersbeleid begint er dus mee om eerst een complete lijst van taken op te stellen en regelmatig te controleren op actualiteit. In sommige gemeenten is het lastig om voor alle taken personele invulling te vinden. Op enig moment dient de vraag zich aan hoeveel mensen er beschikbaar zijn om vervolgens het hoogstnoodzakelijke werk te verrichten. Voor overige activiteiten is er dan geen menskracht meer beschikbaar en moeten dus worden afgebouwd.

eenduidige aansturing van vrijwilligers

Belangrijk is dat er in de gemeente goede afspraken worden gemaakt over de vraag wie verantwoordelijk is voor welke vrijwilligers (kerkenraad, college van kerkrentmeesters of college van diakenen). Tegelijk dient ervoor gezorgd te worden dat er op een eenduidige manier aansturing plaatsvindt. Dat wil zeggen: gelijke monniken, gelijke kappen. Er moet een aanpak zijn waar het gaat om het mogelijk toekennen van een vrijwilligersvergoeding, het werken met een vrijwilligersovereenkomst, het aanvragen van een onderscheiding bij een jubileum, het werken met een gedragscode, het verzorgen van attenties of waarderingsmomenten voor vrijwilligers of het faciliteren van training en toerusting van vrijwilligers.

vrijwilligersregelingen

Van belang is dat er beleid gemaakt wordt met betrekking tot de regelingen die binnen de gemeente getroffen moeten worden:

• Als er een lijst met taken is vastgesteld is het zinvol om voor elke taak een korte en bondige taakomschrijving vast te stellen, inclusief het college onder wiens verantwoordelijkheid die specifieke taak wordt uitgevoerd.
• Met wie van de vrijwilligers wordt er een vrijwilligersovereenkomst opgesteld? Het ligt voor de hand dit te doen met hen die een substantiële taak vervullen. Denk aan de vrijwillige koster, organist of ouderenpastor. Het is niet gewenst dat die zomaar het werk uit hun handen laten vallen, maar zich wel degelijk binden aan een zekere continuïteit. In zo’n overeenkomst hoort daarom ook een opzegtermijn.
• Er kan voor alle vrijwilligers een gedragscode worden afgesproken. Die hoeft niet meer te bevatten dan wat sommigen misschien ‘normaal’ vinden. Denk aan zaken als geheimhouding, omgangsvormen, melden van oneffenheden waar het hoort, zich houden aan veiligheidsvoorschriften en openstaan voor evaluaties met (alleen) degenen die daarvoor zijn aangesteld. Een dergelijk model is te downloaden van de VKB website.
• Aansprakelijkheid kan gedekt worden middels verzekeringen.

vrijwilligersvergoedingen

Apart dient er in de gemeente nagedacht te worden over beleid inzake het toekennen van vrijwilligersvergoedingen. De Belastingdienst vraagt meer en meer dat daarover beleid wordt vastgelegd. Voor de fiscus is dat een instrument om oneigenlijk gebruik tegen te gaan. Voor kerkrentmeesters is het een instrument om willekeur te voorkomen. Er is uit de Hervormde traditie kerkelijke jurisprudentie dat een vrijwilligersvergoeding toekennen aan een ambtsdrager tegen de geest van de kerkorde is. Dus een vergoeding voor ambtsdragers ligt niet voor de hand. Een vrijwilligersvergoeding kan aan specifieke functies worden gekoppeld, zoals de vrijwillige organist of vrijwillige koster. Of, ingeval er structureel tijdsbeslag is gemoeid met een vrijwilligerstaak. Bijvoorbeeld: gemiddeld meer dan acht uur per week aantoonbare inzet voor de kerk. Hoe dan ook, het is van belang hierover na te denken, beslissingen te nemen, het beleid eenduidig vast te leggen en vervolgens zoals is afgesproken uit te voeren.

preventiemedewerker

In elke organisatie moet een preventiemedewerker (die zich bezighoudt met veiligheid en gezondheid op de werkvloer) worden aangesteld, stelt de arbowet. Dit geldt dus ook voor de kerkelijke gemeente. De preventiemedewerker kan lid zijn van het college van kerkrentmeesters, maar dat hoeft niet. Wel moet de preventiemedewerker uit de kerkelijke gemeente komen en dient hij of zij over voldoende deskundigheid of ervaring te beschikken. In de risico-inventarisatie en evaluatie moet bovendien worden vermeld op welke wijze de preventiemedewerker kan worden benaderd voor contact.

kennis van regelingen

Veel lokale kerkgemeenschappen lijken als werkgever erg op het Midden- en Klein Bedrijf (MKB). Dat geldt ook voor veel gemeenten in de Protestantse Kerk. Dat wil zeggen: er zijn meestal maar een paar mensen in dienst. Ook het personeelsbeleid komt dan op de ondernemer zelf neer (in het MKB), of in de kerk op het bestuur. In de Protestantse Kerk is in een plaatselijke gemeente het college van kerkrentmeesters daarmee belast.

Waar in een grote organisatie ervaring wordt opgedaan met allerlei situaties, ligt dat in een kleine organisatie anders. Een MKB’er doet meestal alleen ervaring op in primaire activiteiten, maar niet in zaken die maar af en toe voorkomen, maar wel ingrijpend kunnen zijn. Hoe wordt een langdurig zieke medewerker begeleid? Wat te doen als een conflict escaleert? Hoe zitten alle regelingen in elkaar waarmee rekening mee moet worden gehouden? Goed werkgeverschap vraagt dat colleges van kerkrentmeesters zich op de hoogte stellen van de regels (vooral: de Arbeidsvoorwaardenregeling met afspraken over verlof, jubileumgratificaties en dergelijke).

Goed werkgeverschap vereist ook zorgvuldigheid, maatwerk en een goed contact met de medewerkers (ook als zij al een tijd uit de running zijn). Het is vervelend als medewerkers zelf de werkgever attent moeten maken op regelingen. Als kleine werkgever kunnen kerkrentmeesters niet terugvallen op een personeelsafdeling. Daarom is het nuttig om zich op de hoogte te stellen en te houden van de diverse regelingen die er zijn.